مدیریت دانش و خلاقیت و نقش آنها در بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندها

چکیده:
امروزه دیگر همه گروههای کاری و علمی اذعان دارند، برای اینکه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت یک حضور مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور علم و دانش فعالیت نمایند. علی رغم اینکه دانش بعنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها درتجارت جهانی دستیابی به یک دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح میباشد، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش بطور جدی توجه نکرده اند. مدیریت دانش یک واژه علمی است که ارائه یک تعریف استاندارد از آن مشکل است. اما دو تعریف زیرتاحدودی این مقوله را بیان می کند :

" مدیریت دانش ، راهبردها و فرآیندهایی هستند که قادرند تولید و جریان دانش را به منظور ایجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان ، مشتریان و کاربران در کل سازمان بوجود آورند" .

تعریف دیگری بیان می‌دارد :

" مدیریت دانش ، فرآیند گسترده ای است که امر شناسایی ، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه قرار میدهد."

باید توجه داشت که جهان کنونی نیازمند پاسخگویی سریع است . سازگاری بیدرنگ ، نتیجه گیری سریع وبالاتر از همه نیاز رشد فردی ، متأثر از دگرگونی هایی است که نیازمند دانش و خلاقیت است .

در این مقاله کوشش شده است ضمن تعریف مدیریت دانش و خلاقیت ، نقش آنها در بهبود کارایی واثربخشی فرآیندها مورد مطالعه و مداقه نظر قرار گیرد.

 

مقدمه:
گاهی به اشتباه "مدیریت دانش " و "مدیریت اطلاعات " یکی تلقی می شوند و حال آنکه این دو یکی نیستند.مدیریت اطلاعات بطور مشخص بر داده ها تمرکز دارد. اما دانش در حقیقت داده هایی هستند که در یکزمینه مشخص قرار گرفته اند و دارای معنی هستند. دانش شامل سایر اشکال اطلاعاتی نیز می‌باشد که آنها رانمی توان در سیستم های اطلاعاتی ، نظیر اطلاعاتی که بصورت ناگفته و ضمنی در ذهن و افکار کارکنان سازمان وجود دارد، یافت . بعد افراد در مدیریت دانش بسیار مهم بوده و بطور طبیعی این بعد، مفاهیم آموختن پیشتازی در فرهنگ و ترقی به منظور افزایش مشارکت در اطلاعات را دربرمی‌گیرد.
علت بی توجهی بسیاری از سازمانها نسبت به مدیریت دانش ، درک متفاوتی است که از این مقوله در سازمانهاوجود دارد. برای فائق آمدن به این جدل سنتی لازم است مختصات اساسی مدیریت دانش تعریف شود.

 

پایش و اندازه گیری فناوری فرهنـگ رهبــری مدیریت دانش

مدیریت دانش مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است .

فرهنــگ سـازمانی ای که در آن "خلاقیت و نوآوری " یک ارزش حاکم تلقی می شود یکی از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش است .

استفاده از فناوری و تکنولوژی بالا موجب می شود که سرعت و صحت خدمات افزایش یافته و مشتریان ازرضایت مندی بالاتری برخوردار باشند.

یکی دیگر از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش ، پایش و اندازه گیری خدمات و فعالیتهاست .

برای توسعه مدیریت دانش در سازمان باید تغییراتی که منجر به تداخل ، تعامل و یا دوباره سازی دانایی می گردند بطور نظام مند تشویق و حمایت شوند.

سازمان ها برای اینکه بتوانند مدیریت دانش را توسعه داده و تقویت نمایند، باید در 5 فعالیت عمده مهارت لازم را کسب نمایند. این پنج مهارت به شرح زیر است:

1) قدرت حل نظام دار مسئله را پیدا کنند .

2) توانایی کسب تجربه از موفقیتهای دیگران و بکارگیری راهکارهای نوین را داشته باشند.

3) از تجارب قبلی و فعلی تجربه کافی را بیاموزند.

4) خود را با الگوبرداری از سازمانهای موفق مقایسه نمایند.

5) توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.

هر کدام از این مهارتها نیازمند تفکر ویژه ، ابزار و رفتار معینی است که باید بهنگام بکارگیری آنها مورداستفاده قرار گیرد.

"مدیریت دانش بیش از آنکه یک تفکر درباره چگونگی اداره یک سازمان باشد، یک دارایی راهبردی برای سازمان است ".

جهان کنونی و دنیای کار بطور خاص ، در حال تجربه کردن یک انتقال نمونه است . انتقال به سوی سازمانهایی با محوریت دانش در یک جامعه ای براساس دانش می باشد. در چنین سازمانهایی به دانش بعنوان یک منبع باارزش و جدی توجه می شود و تجهیز مهارتهای پردازش دانش برای به حداکثر رساندن ارزش این منبع شدیداًحمایت می شود. منابع دانش سازمان پیچیده و چند وجهی است ، از موضوعات ضمنی گرفته تا دانشی که تلویحاً ارائه می شود و شامل دانش توصیفی ، دانش روش مأبانه و دانش مستدل می باشد.

کارکنان متخصص و دستگاههای کامپیوتر در فرآیند سازمان ، منابع دانش را تأمین می کنند. طرز نگرش به این مهارتها و چگونگی کار آنها راه درازی را می‌پیماید تا نهاد سازمان و نوآوری و بازدهی آن را تعیین نماید، ازاینرو رقابت در یک محیط پویا و دینامیک روی می دهد.

واضح است که منابع دانش نیازمند مدیریت دقیق و هوشمند دارد. علیرغم همه صحبتها درباره نیروی فکری وسرمایه معنوی ، تعداد کمی از مدیران ماهیت واقعی شرکت برمبنای دانش را درک کرده اند در حالیکه نیازسازمانهای جدید به دانش بطور وسیع پذیرفته شده است . سازمانهای معدودی هستند که امروزه بطور کاملرشد کرده اند و سطح دانش سازمانی را برای بهبود اجرا و عملکردشان ارتقاء داده اند.

دلیل اینکه چرا تلاشهای مدیریت دانش ، بطور سیستماتیک ، محتاط و سنجیده بطور وسیع به ثمر نرسیده اند،این است که هنوز کشمکش برای درک و فهم مفهوم مدیریت دانش وجود دارد. برای پیشبرد درک مشترک از چیزی که هست نیاز داریم تا مسئله اصلی و زیربنایی تعریف مختصات پدیده مدیریت دانش در سازمانها رابیان نمائیم . این یک پیش شرط برای تحقق سیستماتیک در داخل ماهیت و امکانات مدیریت دانش است و نیزبرای تشکیل آماده سازی مدیریت دانش در عمل می باشند. اولین عنصر چارچوبهای ارائه شده ، طبقه بندی برای تعریف انواع منابع دانش است که یک سازمان می تواند داشته و مدیریت نماید. دومین عامل تعریف انواع اساسی فعالیتهایی است که می تواند جهت برجسته بودن منابع دانش مورد استفاده قرار گیرد. یک عضو سازمان (کامپیوتر یا نیروی انسانی ) از دانش برای تبادل مهارتها استفاده می کند تا فعالیتها را اجرا نماید. سومین عامل سوم چارچوب ، سه طبقه از اثرات را که هدایت مدیریت دانش در یک سازمان را شکل می دهندمشخص می کند. به موازات معرفی عناصر و عوامل چهارچوب ، آنها را با مستندات و نوشتجات مدیریتدانش ارتباط می دهیم.

در طول تاریخ ، فیلسوفان ، دانشمندان و دیگران مفهوم و ماهیت دانش را ارزیابی کرده اند. اگر چه در این مجال قصد بازنگری یا افزودن مطالبی به این ارزیابی ها و سنجش ها نمی باشد، با وجود این ، بررسی کوتاهی ازدانش داریم که اطلاعات مفیدی برای ارزیابی چارچوب می باشد.

دانش در موارد قابل استفاده محاط و محدود می شود. از جمله این موارد و نمونه ها میتوان به مواد، انرژی ابزار (مثل صدا، نور، مغناطیس )، کنشها، رفتارها و دیگر سیستم های سمبولیک و نمادین اشاره کرد. یک چنین نمونه هایی دانش را تا آنجا پیش می برد که برای پردازنده مفید باشد. یعنی دانش وابسته به داننده آن است . یک پردازشگر ممکن است بهره بیشتری از دانشی که در مقالات و موارد نهفته است ببرد که یک پردازشگر دیگر قادر به استفاده نباشد. چارچوب مدیریت دانش که در اینجا پیشرفت کرده محوریت نوع خاصی از موارد و پردازشگر نمی باشد. انتقال نمایشها و مثالها یا مکانیزمها برای پردازش نوع خاصی از نمایش است . کانون اصلی آن شناسایی طبقات منابع دانش و فعالیتهای اصلی برای برجسته نمودن آنهاست .

مفسرین مدیریت دانش ، اغلب علاقمند معلوم شدن مرز بین داده ، اطلاعات و دانش هستند. بعضی از همینتفسیرکنندگان مثل دیگران ، استفاده از واژه دانش و اطلاعات را که به جای هم تبادل می شوند برای استفاده به جریان می اندازند.

برای مدت زمان طولانی سازمانها بطور رسمی از دانش استفاده می کردند و آنرا مدیریت می نمودند یا از طریقسیستم های کامپیوتری مانند سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) دانش را تأمین می کردند. یک چنینتکنولوژیهایی برای مؤثر بودن مدیریت دانش از ضروریات است . پدیده مدیریت دانش بستگی به مختصات دانش و منابع آن ، شناسایی و طرح فعالیتهای مربوط به دانش و منابع آن و تشخیص عواملی که در هدایت مدیریت دانش نفوذ دارد، خواهد داشت. این سه جنبه چارچوب مدیریت دانش را شکل می دهد. هدف اصلی این چارچوب عمومیت داشتن آن است . در خلق و ایجاد چهارچوب ، این اطمینان هست که مفاهیم عوامل پیدا شده در مدیریت دانش را آسان می کند. با حفظ هدف عمومیت داشتن ، چارچوب مشخص خواهد کردکه تکنولوژی کمک مؤثری می‌نماید و نقش مهمی در مدیریت دانش دارد اما تأکیدی بر جنبه های غیرتکنولوژیکی ندارد.

چارچوب برای ساختار نظری و علمی که می تواند اجرا کند مهم می باشد. چارچوب متنی را برای همه کارهادر رشته مورد نظر ارائه می دهد.

ایجاد چارچوب مهم است ، یک تعریف جامع از پدیده ها بطوریکه بتوانیم علوم طبیعی را اجرا و برای تحقیق هماهنگ نمائیم .

یک چارچوب به کارکنان کمک می کند تا موضوع مدیریت دانش را درک کنند، فعالیتهای دانش و چگونگیاثرات فعالیتها بر اثربخشی سازمانی اکثر پیچیدگیها در مورد دانش و مدیریت آن ناشی از فقدان یک چارچوب جامع و کامل می باشد.

چارچوب به کاربران دانش یک سری از ساختارهای خوب تعریف شده برای تحقیق و کار در مدیریت دانش می دهد.

چارچوب به کوششهای کارکنان برای ارائه تصویری بزرگتر کمک می کند. همچنین دانش چارچوب بهمحققان در داشتن طریقی برای تعریف و شناسایی همه موارد و موقعیتها کمک می نماید.

آگاهی و درک ارتباطات معمولی و متداول ، دامنه کار اقدامات و پروژه ها، توسعه های بعدی در رشته و زمینه خاص از ویژگیهای چارچوب است .

تحقیق باید روشن نماید که منظور از کارکنان چیست ، بویژه زمانی که از مدیریت دانش بحث می کنند باید قادرباشید تا تحقیق را عینیت بخشید تا بتوانید آنرا اداره کنید و بطور مستمر بهبود بخشید.

پیچیدگیهایی در حول مدیریت دانش وجود دارد. اکثر این پیچیدگیها به علت فقدان شفافیت تعریف و حوزهمدیریت دانش می باشد. باید هدف و دامنه کار اقدامات و کنشها و مدیریت تعیین شود. حمایت عینی و واقعی از ارتباطات گردد. برچسب مدیریت دانش در هر فرآیند و هر چیزی بکار میرود و بطور مکرر توسط مشاوران و دانشجویان استفاده می شود. باید بفهمیم که بعضی چیزها به ارزش اساسی و اصولی بودن علوم و فنون نمی تواند توسط یک نظرفردی بدست آید. مهم نیست که چه چارچوب یا ساختاری را استفاده کنید، اما داشتن یک تعریف و شناسایی و تعیین سطح دانش سیستماتیک ما را قادر به کارهای دیگر می کند.

یک دیدگاه قراردادی از یک سازمان ، آنرا بعنوان اینکه دارای سه نوع اصلی منابع می باشد می نگرد، مواد،نیروی انسانی و بودجه ، اکثر دانشمندان ادعا می‌کنند که دانش مهمترین منابع یک سازمان است.

دانش مشارکت کنندگان (اعم از افراد یا کامپیوتر) هر کدام از این مشارکت کنندگان مهارتهایی دارند وحافظه ای از دانش می باشند. منابع دانش این گروه تحت تأثیر ورود و خروج آنها می باشند یادگیری آنها نیز درکار سازمان تأثیر خواهد داشت .

فرهنگ مثل باورها و تصورات ، توسط اعضای سازمان مشارکت داده می شود. ارزشهای سازمان ، اصول ،فرمها و مقررات نانوشته و روشهای اجرایی منابع فرهنگی دانش را تشکیل می دهد.

دورنمای فرهنگ ، بعنوان منبع دانش می تواند توسط افراد و دستگاههای کامپیوتری یک سازمان تقویت شود.

ضمناً دانشی که یک نگرش مثبت به ریسک پذیری دارد برای موفقیت سازمان جدی می باشد، این دانش درفرم آزمایشی و تجربی مداوم که توسط کارکنان اعمال می شود تا مسائل را حل کند بیان می شود. منبع دانش فرهنگ یک سازمان ، رفتارهای کارکنان و دستگاهها را زیرنظر دارد. این فرهنگ روی دانش مورد نیاز تأثیرمی گذارد. فراساختاری دانشی است که برای شکل گیری کارکنان و دستگاههای سازمان استفاده می شود. این فراساختار یک شریک رسمی برای منبع دانش سازمان می باشد. فراساختار به نقشهایی اشاره می کند که برای مشارکت کنندگان تعریف شده است . فراساختار نه تنها عملیات عادی سازمان را کنترل می کند بلکه طراحی ،توانایی ، پایش ، ارزشیابی ، به اجرا درآمدن و اصلاح فراساختاری تشکیلاتی را اداره می کند.

حقایق جانبی و فرعی دانش ، هدفی است که دانش را ارائه می دهد این حقایق کارکنان یا دستگاهها نیست .مثالهایی از این نوع را می توان آموزش را از طریق نوار ویدئوئی کتب ، طرحهای شرکت ، نظامنامه ها، مستندات ثبت ، محتواهای فایلها، دانش موجود در این بخش ممکن است در دیگر منابع دانش نیز دیده شود. دانش ارائه شده توسط موارد مذکور تلویحاً بیان می کند که دانش یک شیء است . دانش سازمان خودش را در فرمفرآورده ها و کالاها بیان می کند. منابع دانش راهنمایی برای انتقال مواد، افراد و منابع سرمایه ای در یک سازمان می باشد. به بیان دیگر، کالاها در یک سیاهه سازمان مواد جانبی هستند که دانش مورد استفاده برای ساخت آنها را نمایش می دهد. اگر یک کالا در محیطی آزاد شود دیگر منابع سازمانی نمی باشد اما همین کالاها می تواند برای دیگر انواع منابع (منابع مالی ) تبادل شوند. هدف دانش دلیل و منطق برای چیزی است که سازمان به خاطر آن وجود دارد. منبع دانش است که رسالت ، آرمان ، اهداف بلند مدت و کوتاه مدت را نشان می دهد. هدف بسیاری در دیگر منابعی که سازمان نیاز دارد یا باید داشته باید نفوذ دارد. منبع هدف تشکیل شدن استراتژی را صورت می دهد و نتیجه آن فعالیت های دانش است که به جلو برده می شود.

استراتژی دانشی درباره چیزی است که باید بمنظور نیل به اهداف سازمانی به روشی مؤثر انجام دهیم . این منبع داشن برنامه ها را برای استفاده یک زیرساخت سازمانی نشان می دهد. همچنین این منبع فرهنگ علوم جانبی ودانش منابع انسانی و دستگاههای رایانه را بیان می نماید. ضمناً استراتژی می‌تواند طرحهایی برای گسترش تولیدیا نیل به تخصیص منابع مؤثر باشد. استراتژیهای مورد نیاز برای نیل به اهداف مشابه برای هر کارخانه یا شرکتی از دیگر شرکتها و کارخانه ها متفاوت می باشد.

محیط خارجی : محیط سازمانی شناسه های زیادی دارد که منبع دانش بالقوه هستند از طریق تماس با این شناسه ها، یک سازمان می تواند منابع دانش خود را پیدا کند. دانش محیطی ممکن است بعنوان یک منبع دانشمجازی برای یک سازمان در نظر گرفته شود. این دانش محیطی به یک سازمان تعلق دارند و نه توسط سازمانکنترل می شود اما می تواند در دسترس باشد یا از محیط کسب شود. این کار می تواند یا نمی تواند مشکل یاهزینه بر باشد. شبکه گسترده جهانی (www) یک منبع دانش مجازی است که بطور نسبی ساده و کم هزینه است .

بحث و گفتگو: شش منبع دانش در این مبحث عنوان گردید هدف داده شده یک استراتژی خاص را دیکتهنمی کند هرچند که ممکن است استراتژیهای داوطلبان را محدود نماید. به بیان دیگر یک استراتژی ارائه شده هدف خاصی را تلویحاً بازگو نمی کند. منابع دانش سازمانی به صور مختلف می تواند طبقه بندی شود. از آنجاکه انواع منابع اسم هستند اما نسبتها و حالات آن صنعت می‌باشند که به طرق مختلف آنها را وصف می کند یااهمیت ارزیابی ارتباطات بین منابع دانش بعنوان یک اساسی برای کشاندن آنها به اتحاد و اتفاق مناسب گوشزدمی کنیم.

با تعریف و تعیین انواع عمومی منابع دانش که سازمانی آنها را دارا می باشند، اکنون یکسری از انواع عادی فعالیتهای یک سازمان را که برای کار برعهده گرفته است فرموله می کنیم . این فعالیتهای دانش بیان مهارتهای دانش منابع انسانی و کامپیوتر هستند. مهارت ، توانایی است برای بکارگیری دانش یک شخص یا کامپیوتر بطورمؤثر و سریع برای به اجرا درآوردن فرامین . از یک سازمان تا سازمانی دیگر فعالیتهای مربوط به دانش وجوددارد که مشترک می‌باشند. سازمانها فعالیتهای بزرگ را برجسته می کنند تا یک مسئول ارشد دانش برای انجام دادن آن نیاز داشته باشد.

چارچوب دانش عبارتند از کسب دانش ، انتخاب دانش ، داخل کردن دانش و استفاده از دانش است .

نیاز به پاسخ سریع یا اجرای نوسان آمیز یک فعالیت در سابقه احساس می شود. هر فعالیتی می تواند انفرادی توسط منابع انسانی یا کامپیوتردر یک سازمان اجرا شود یا توسط شکلهای متفاوتی از منابع انسانی و دستگاهها بررسی گردند. یک شخص یاکامپیوتر ممکن است در کسب و عمومیت دادن دانش مشارکت نماید.

تأثیرات منابع (مثل فرهنگ ، زیرساخت ، منابع مالی ، مهارتهای دانش مشارکت کنندگان )، تأثیرات محیطی (نظیر دینامیک محیط ) و تأثیرات مدیریت (مانند سبک رهبری ، نگرش همکاری که نصب مشارکت کنندگان را برای نقش آفرینی را برعهده دارد). این تأثیرات در هدایت مدیریت دانش در چارچوب نوع سوم وجوددارد.

کسب دانش ، فعالیتی است برای کسب واحدی از دانش از محیط خارجی و انتقال آن به یک نموداری که بتواند داخل سیستم شود و یا در داخل یک سازمان استفاده شود. فعالیتهای فرعی شامل کسب دانش از منابع خارجی و کسب دانش و تفسیر آن و نهایت انتقال دانش تفسیر شده است . کسب دانش از مشتریان نیز اولین بارتوسط نوآوری nike از طریق تکنولوژی امکان پذیر شد. وی توانست با اطلاعاتی که از مشتری بدست آورد اندازه پا و وسایل پای پوش (جوراب ، کفش و .....) تثبیت نماید. انتخاب دانش از فعالیتهایی است که ازواحد درخواست شده از دانش استخراج شده از منابع داخلی دانش می باشد. فعالیتهای فرعی بشرح زیرمی باشد :

 

انواع پروژه های مدیریت دانش

چهار نوع پروژه مدیریت دانش در مقاله ای که در نشریه مدیریت اسلون آمده است ، مشخص گشته اند.

1- ایجاد مخزن دانش

"یک هدف مشخص این است که مدارک و اسناد از قبیل یادداشت ها، گزارش ها، مقالات ، عرضه داشت ها رادر یک انبار یا مخزن که بتوانیم بعد این اطلاعات را بازیابی کنیم ، قرار دهیم. این انبار مدارک و اسناد به تعمیق و گستردگی دانش مشترکی که بطور غیررسمی در سازمان بوجود می آید، شتاب می دهد. برای مثال در شرکت hp یک پروژه بزرگ که "شرکت فروش الکترونیک " نامیده می شود، تمام اطلاعات فنی محصول ، عرضهداشت فروش ، روشهای فروش و بازاریابی ، اطلاعات مربوط به حساب های مشتریان و هر موضوعی که برای کارکنان در سازمان مفید باشد، جمع اوری و ارائه می‌گردد."

2- بهبود دسترسی به دانش

"از سایر پروژه هایی که برای دسترسی آسان به دانش تمرکز نموده یا امر انتقال این دانش در میان کارکنان راساده می سازد، می توان نام برد. برای مثال کتاب زرد شرکت یا شبکه اطلاعاتی کارشناسان از اینگونه اند. بجایچکیده و استخراج از مخزن و انبار مدارک ، مدیران در اکتشاف های نفت بریتانیا از روشهای فوق استفاده می کنند.

برای مثال وقتی یک کمپرسور در کشور کلمبیا از کار افتاد، سیستم های فوق ارزش خود را نشان دادند. تنهاکارشناس متخصص در آلاسکا، در حال کار در ایتالیا بود. از طریق سیستم کنفرانس ویدئوئی (videoconferencing)، کارشناسان توانستند دانش لازم برای تعمیر و نصب کمپرسور در کلمبیا ظرف چند ساعت ارائه نمایند.

3- برافزایش محیط دانش

سومین نوع پروژه دانش مربوط به ایجاد محیطی می گردد که در آن خلق دانش کارآ، انتقال و استفاده از آن مورد توجه قرار می گیرد. برای مثال در یک شرکت بزرگ کامپیوتری یک سری از پروژه هایی در حال اجراءاستفاده مجدد یک نوع دانش نظیر طراحی قطعات مورد استفاده مجدد قرار دارند یا اینکه هدف یکی ازشرکت های تولیدی برای فعالیت های مدییت دانش بالا بردن آگاهی از دانش موجود در ارتباط بین مدیریت ومشتری بود که چنانچه این روش به اشتراک گذاشته می شد، موجب تقویت عملکرد سازمان می گردید.

4- مدیریت دانش بعنوان یک دارایی

چهارمین نوع پروژه ، بر روی مدیریت دانش بعنوان مدیریت بر دارائی تمرکز می‌نماید. یکی از راه های این امر، برخورد نام دانش با سایر دارائی ها در ترازنامه شرکت است . برای مثال اسکاندیا، یک شرکت بزرگ ارائه کننده خدمات مالی سوئد، بطور داخلی سرمایه معنوی خود را هر سال برای ارائه گزارش سالیانه به سهامداران ،مورد ممیزی قرار می دهد. هدف از این کار این است که سرمایه گذاران را در امر سرمایه گذاری در برنامه دانش تشویق نماید. هدف دیگر تمرکز سازمان بر روی چگونگی افزایش یا کاهش کاربرد مؤثر دارائی های دانش درطول زمان است .

عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش

داون پورت ، دی لونگ و بوئر هشت عامل موفقیت که برای فعالیت های مدیریت دانش لازمند، شناسایی کرده است :

1- پیوند با عملکرد اقتصادی و ارزش صنعت

مدیریت دانش می تواند گران باشد. بنابراین زمانی این پدیده در یک شرکت تولید مورد حمایت قرار می گیردکه به نحوی با منافع اقتصادی یا مزیت های رقابتی در ارتباط و پیوند باشد. برای مثال ارنست و یونگ مقداردانش را با ارائه پیشنهادها و یا در فروش کامل محصولات شرکت مورد استفاده مجدد قرار می‌گیرد، اندازه گیری می کنند.

2- زیربنای فنی و سازمانی

پروژه های دانش زمانی احتمال موفقیت دارندکه زیربنای گسترده فن آوری وسازمان رامورداستفاده قرار دهند.ازاین رو،زیربنای فن آوری آسانترقابل دسترسی می باشدواین فن آوری شامل فن آوریهایی است که سمت گیریدانش دارند(برای مثال :lolus notes and world wide web-based intranets))... ساختن زیربنای سازمانی برای مدیریت دانش بدان معناست که مجموعه از پست ها و نقش ها و گروه های سازمانی که اعضاءآن مهارت برای خدمت (به عنوان یک منبع ) برای پروژه های مشخصی داشته باشند، بوجود آوریم .

3- ساختار استاندارد و قابل انعطاف

"پیدا کردن یک تراز و مقیاس صحیح و درست برای ساختار دانش برای بیشتر پروژه ها امری حیاتی است .دانش یک پدیده شفاف نیست (fuzz) و این دانش بسته به افرادی که آن را دارا می باشند، خواهد بود.طبقه بندی و معانی آن بطورمتناوب تغییرمی کند و بنابراین دانش در مقابل مهندسی مقاومت خواهد کرد.سیستم های هوشمندی که در دهه 1980 بوجود آمد، این مسئله را مورد تأیید قرار داد که :

"این امرکه برای یک حوزه دانش سطحی ، قانونمندی هایی راابداع کنیم ویااینکه برای آنها کاربه روزرسانی وتغییر ساختار دهیم ، بسیار مشکل خواهد بود. اگر یک انبار و مخزن دارای ساختار نباشد، بسیار مشکل خواهد بود که از آن دانشی بدست آوریم ."

4- فرهنگ دانش دوستی

فرهنگ دانش دوستی ، یکی از مهمترین عوامل موفقیت یک پروژه است که در عین حال اگر وجود نداشته باشد، ایجاد و خلق آن بسیار مشکل خواهد بود. بطور کلی اگر زمینه فرهنگی برای باروری پروژه های دانش آماده نباشد، هیچ تکنولوژی ، محتوی دانش یا مدیریت دانش ، کوشش ها را موفقیت آمیز نخواهد کرد.

5- مقصد و زبان شفاف

مقصد، روش و اصطلاحات برای مدیریت دانش مهم است . زبان کار و سازمان چنین مفهومی دارد که بر مبنای واقعیت ها قرار دارد و از استعارات علوم طبیعی و نظامی کمک می گیرد. اما مدیریت دانش با پدیده های نظیر:پیچیدگی ، عدم اطمینان و رشد آنی سروکار دارد. در نتیجه به یک فرهنگ واژه های جدید نیاز دارد که مدیران با آن زیاد آشنا نیستند. این زبان به وارسی کردن ، بحث و جدل و نشان عدم اطمینان وابسته است .

6- تعبیرات در عملیات انگیزشی

آگاهی زیاد و رهائی از نادانی به روحیه و ماهیت و شکل افراد بستگی دارد. دانش بسادگی از جریان یافتن نقش ها یا مرزهای کارکردی بوجود نمی آید. بنابراین انگیزش برای ابداع ، خلق ، اشتراک ، استفاده دانش یک عامل غیرقابل لمس برای تمام پروژه های دانش می باشد.

7- ایجاد کانال و معبر برای انتقال دانش

مدیران موفق دانش ، درک نموده اند که انتقال دانش از کانال های متعدد باعث می گردد که این کانال ها یکدیگررا یاری و کمک می کنند. این امر آسان خواهد بود که برای نیاز، تعامل رو در رو را ارزان بپنداریم . بعضی ازشرکت ها که دارای انبار و مخزن دانش می باشند، این امر را درک نموده اند که هر از گاهی سهامداران وبنیانگذاران را کنار هم و رو در روی هم قرار دهند.

8- حمایت مدیریت ارشد...

نتایج تحقیقات منتشر شده مؤید آن است که چنانچه دانش ضمنی در ایجاد مزیت رقابتی سازمان نقش اصلی را ایفا نماید، آنگاه سرمایه گذاری در it و استفاده از آن بدون توجه به این دانش موجب از دست رفتن سریع مزیت یاد شده می گردد. از این رو سزامانها نباید انتظار داشته باشند که این نوع سرمایه گذاری منجر به ایجاد وحفظ مزیت رقابتی برای آنان گردد.(jon-arild j& et al,2001)

باتوجه به مطالب فوق می توان گفت صورت مسئله آن است که دیجیتال نمودن سازمان از طریق it می تواندمنجر به افزایش تضاد بین دانش ضمنی و دانش صریح گردد. که این امر به نوبه خود بر توان شرکت در ایجادمزیت رقابتی پایدار تأثیر منفی خواهد داشت . از این رو سؤال آن است که چگونگی استفاده از دانش ضمنی و صریح در حد تعادل قرار گیــرد تــا شـاهد تأثیـر مثبـت بـر نتـایج شـرکت بـاشیـم . پـاسخ به ایـن سـؤال مستلـزم اسـت که چــگونگی تـأثیــر itو دانـش ضمنــی بـر بهبــود مستمر، نـوآوری ، عملکـرد و نتیجتـاًتـأثیـر بر مـزیت رقـابتی پایدار مشخص گردد

(j-a.jogannessen er al.1999)

نقطه آغازین پژوهش در خصوص درک ارتباط بین دانش ضمنی و it همانا پژوهش در خصوص یادگیری سازمانی می باشد. فرآیندهای دانش سازمانی و یادگیری سازمانی یک فرآیند یکپارچه را تشکیل می دهند کهمطالعه یک عنصر بدون مطالعه عنصر دیگر امکان پذیر نمی باشد. این موضوع مورد توجه پژوهشگران زیادی قرار گرفته است . آنچه که بطور خاص دانش ضمنی را با یادگیری سازمانی پیوند می دهد مفاهیم " یادگیری مبتنی بر موقعیت " و "یادگیری محتوایی " می باشد.

دانش سازمانی منبعی است که نتیجه تعامل فرآیندهای متفاوت یادگیری       می باشد، اما یادگیری سازمانی ، به همراه فرآیند دانش و استفاده از it هدف مشترکی را در بافت شرکت دنبال می کنند که از آن تحت عنوان ایجاد مزیت رقابتی پایدار یاد می شود. در این بافت دانش ضمنی از اهمیت ویژه برخوردار می باشد چرا که این دانش متعلق به کارکنان سازمان (بصورت انفرادی ) می باشد و تقلید آن به وسیله رقبا مشکل می باشد. لذا این نوع دانش برای سازمان توانمندی اصلی ایجاد می نماید و بدین وسیله شرکت را از رقبایش متمایز ساخته ومزیت های استراتژیک آنرا ارتقاء می دهد. توانمندی های مذکور به واسطه یادگیری توسعه و گسترش می یابد.(joseph.z & er al,2001)

از سوی دیگر در خصوص نوآوری چنین بحث شده است که دانش ضمنی به تنهایی باعث افزایش نوآورینمی گردد بلکه فقط بر بهبود مستمر تأثیر دارد. بعلاوه از دانش ضمنی به عنوان یک مانع کلیدی بالقوه درخصوص نوآوری نیز یاد شده است . از طرف دیگر به دلیل آنکه دانش ضمنی معمولاً قسمتی از فرآیندهای یادگیری بلندمدت در یک بافت ویژه می باشد و در ساختار تفکر جای دارد، به عنوان یک عنصر محافظت کننده در ارتباط با نوآوری عمل می نماید و همچنین به عنوان بخشی از سیستم ایمنی سازمان ، از تقلید و کپی سازی سیستم ها جلوگیری می کند.

(jon-arild j& er al,2001) تیس  و همکارانش در این زمینه چنین بیان می دارند که تقلید مستلزم درک همانندسازی می باشد. همانند سازی به معنای انتقال دانش از یک جایگاه اقتصادی واقعی به جایگاه دیگرمی باشد، در حالیکه تقلید به طور ساده عبارت است از همانند سازی انجام گرفته به وسیله یک رقیـب . بنابـراین هـر چقــدر بــر میـزان دانــش ضمنی اضافـه گـردد، به همان میزان همانندسازی مشکل می گردد (نه تنهابوسیله رقبا بلکه بوسیله خود شرکت).(f.damanpour & s.gopalakrishnan,1998)
بهبود مستمر نیز به واسطه دانـش ضمنــی افزایــش می یــابد. ایـن موضــوع از سـوی صاحبنظــران زیادی مـورد تــوجه قرار گرفتــه است . به عنــوان مثــال ســولـو چنیــن بیـان مـی دارد کـه بهبــود مستمـریکنـواخت در خصـوص محصـولات و فرآینـدها مهمتـرین منبـع بهـره وری در صنـایع بـالغ مـی باشد،یعنـی بخـش مبتنـی بـر تجـربه از پـایگاه دانش سازمان .(jon-arild j& er al,2001) با این وجود دانش ضمنی از طریق یک عامل بازخور منفی محدود می شود. این عامل مربوط به زمانی است که هیچگونه نوآوری در سازمان رخ ندهد، در این وضعیت بهبود مستمر، عملکرد را افزایش می دهد. بنابراین دانش ضمنیبهبود مستمر را تنها در حد مشخصی ارتقاء می‌دهد، و سپس کاهش می یـابد. از این پدیده تحـت عنـوان "یادگیری محدود شده از طریق انجام دادن " بیان می‌شود. (markku.t & et al,1999) در قسمت های قبل ذکر شد که دانش ضمنی به تنهایی خود نوآوری ایجاد نمی‌کند. دیدگاه اصلی در این زمینه آن است که کل پایگاه دانش که دانش ضمنی بخشی از آن است (در خصوص یک سازمان ) در بافت اجتماعی و فرهنگ گسترش می یابد، جایی که تعامل بین شرکت ها با یکدیگر و شرکت ها و سیستمهای بیرونی عنصر مهمی را درتوسعه ، گسترش و انتقال دانش ضمنی شکل می دهد. در بررسی نوآوری‌های گذشته سازمانی حضور نیروهایتغییر اجتماعی و تکنولوژیکی مشاهده گردیده است .

مچنین نیروهای اجتماعی ، تغییر سازمانی وتکنولوژیکی را در بلند مدت تعیین می نمایند. لذا در مطالعه دانش ضمنی مدنظر قــراردادن سیستــم های بیرونی که سازمان با آنها در تعامل است مهـم می بـاشد. ایــن امــر زمــانی متحقــق می گــردد کــه بیــن دانــش ضمنــی و دانش صریح در سیستـم ارتبـاط بــرقرار شــود و سیستــم هـای بیــرونی پــایگاه دانـش (کــه در آنهــا نـوآوری رخ مـی دهـد)عملکـرد را افـزایش داده و مـزیـت های رقــابتــی پایــدار راارتقــاء دهنــد.

f.damanpour & s.gopalakrishnan,1997)

بنابراین ارتباط برقرار کردن با پایگاه دانش بیرونی می تواند منجر به ایجاد نوآوری گردد. بهبود مستمر ونوآوری به واسطه تعامل میان سیستم (که با سایر سیستم ها در محیط در ارتباط است ) و یادگیری سازمانی حاصل می گردند.

نوآوری نیز بهبود مستمر را افزایش می دهد. ارتقاء نوآوری از طریق پایگاه دانش بیرونی سازمانی مستلزم حساسیت به تغییر، مکانی برای نشستهای بیرونی (که تسهیل کننده انتقال دانش ضمنی بیرون باشد) و استفاده ازit (که تسهیل کننده دانش صریح بیرونی باشد) می باشد. استفاده ازit بر استفاده از پایگاه دانش بیرونی سازمانی به واسطه انتقال اثربخش دانش صریح تأثیر می‌گذارد. (jon-arild j& et al,2001)

 

 

 

مدل پیشنهادی

بخش اعظم فعالیت ها و اقدامات در راستای مدیریت دانش سازمان قرار دارد. در این راستا بینش شفاف سازمانی چارچوب و جهت گیری کلی مدیریت دانش را تبیین می کند.بدین ترتیب با شناسایی فرصت ها و تهدیدات فراروی سازمان ، می بایست وضع موجود و وضع مطلوب دانش سازمانی در این زمینه تجزیه و تحلیل گردد. بدینوسیله شکاف دانش سازمانی مشخص و به دنبال آن راه های حذف آن بررسی و تعیین می گردد. در این راستا تجزیه و تحلیل آسیب پذیری استراتژیک و ریسک ، قابلیت اطمینان و اعتبار هر یک از راه های موجود را مشخص می سازد. قبل از هر گونه اقدام جهت حذف شکاف دانش ، حصول اطمینان نسبت به برقراری توازن بین دانش صریح و دانش ضمنی سازمان نیز ضروری می باشدچرا که سرمایه گذاری یکجانبه و تأکید بیش از اندازه بر دانش صریح موجب در حاشیه قرار گرفتن و نادیده انگاشتن دانش ضمنی می شود. این امر اشتباهی است که سازمانها در فعالیت ها و اقدامات خود در این خصوص مرتکب می شوند. پس از طی این مراحل با توجه به متغیرهای محیطی راه مناسب انتخاب و اجرا می گردد.سرانجام امر یکپارچه سازی دانش جدید جهت بکارگیری و استفاده مورد توجه قرار می گیرد. خروجی مدیریت دانش اطلاعات و ساختارهای جدید ارتباط خواهد بود. این امر فراهم آورنده بستر و زمینه مناسب استفاده از کارهای تیمی به عنوان یکی از ارکان نوآوری است . کارهای تیمی موجب به اخذ و به اشتراک گذاشتن ایده های نوین و سرعت بخشیدن به نوآوری می گردد. کارهای تیمی با ایجاد تعهد در مدیریت وکارکنان سازمان هرچه بیشتر تسهیل می یابد. همچنین تعهد یاد شده تقویت و تأکید بر بینش سازمانی را به دنبال دارد.

 

نتیجه گیری

در این نوشتار چگونگی کارکرد دانش و مدیریت دانش از زاویه وآوری سازمانی که ماحصل آن کسب ،حفظ و ارتقاء مزیت رقابتی پایدار می باشد، مورد بحث قرار گرفت . در این راستا دسته بندی انواع دانش سازمانی بیان گردید و سعی بر آن بود تا نحوه ارتباط هر یک با موضوع بحث تشریح گردد. در این ارتباط دانش ضمنی و دانش صریح دو طیف پیوستار دانش سازمانی می باشد که سایر دسته بندی ها در امتداد این طیف قرار می گیرند.

مدیریت دانش با نگاه فوق در اولین گام مستلزم تعیین فرصت ها و تهدیدات فرآروی سازمان است . پس از آن تعیین شکاف دانش سازمانی که گواه بر فاصله بین وضع موجود دانش سازمانی و دانش مطلوب و مورد نیازسازمان است ، خلاء دانش سازمان را مشخص می کند. در ادامه لازم است با توجه به آسیب پذیری استراتژیک و تحلیل ریسک رویه ای مناسب جهت حذف این فاصله انتخاب گردد که در این زمینه به یک رویه اشاره گردید. حصول اطمینان نسبت به برقراری توازن بین دانش صریح و ضمنی سازمان نیز از جمله فاکتورهای موفقیت است . ایجاد تعهد در بین سطوح مدیریت و کارکنان نسبت به بینش سازمانی موجب تقویت کارکرد آن و تسهیل انجام کارهای تیمی به عنوان یکی از زمینه های اصلی نوآوری می گردد. همچنین ارتباط موضوعبحث با فن آوری اطلاعات نیز تا حدودی مورد بحث قرار گرفت و به سوء مدیریت دانش ضمنی اشاره گردید.در پایان در خصوص مدیریت دانش با حهت گیری فوق الذکر مدلی ارائه گردید.