دکتر سیامک عزیزی
گردآوری،تدوین:
مدیریت عملکرد، به عنوان یکی از نظام‌های مدیریت منابع انسانی نقش مهمی را در بهبود عملکرد کارکنان و همسویی عملکرد آنان با اهداف کلان سازمانها و در نتیجه بهبود عملکرد سازمانها ایفا می‌نماید. اما طراحی، استقرار و اجرای این نظام، بدون جلب حمایت مدیریت ارشد هر مجموعه، نه تنها ضمانت اجرایی نظام طراحی شده را زیر سوال خواهد برد، اثربخشی آن را نیز کاهش می‌دهد.
در این مقاله، سعی شده با استفاده از نتایج کسب شده از مطالعات و تحقیقات انجام شده در تعدادی از شرکتهای مجهز به نظام مدیریت عملکرد، نقش حمایتهای مدیریتی، طراحی برنامه و اجرای مناسب در اثربخشی و بهبود عملکرد سازمانی تشریح گردد.
بیشتر مدیران به اهمیت مدیریت عملکرد، در بهبود عملکرد کارکنان و همسویی عملکرد آنان با هدفهای شرکت و افزایش اثربخشی نظام مدیریت منابع‌انسانی، (شامل: جبران خدمت، توسعه و جانشین‌پروری) پی برده‌اند.
با این وجود تحقق نظام مدیریت عملکرد در سازمانها، هنوز یکی از چالشهای دایمی مدیریت سازمانها محسوب می‌شود.
در راستای کمک به حل این چالش موسسه مشاوره‌ای سیبسون وموسسه world work at در سال 2007 میلادی مطالعه ای در باره مدیریت عملکرد را تهیه و منتشر کرده است. بیش از نیمی از پاسخ‌دهندگان - که به طورعمده از میان مدیران ارشد با تخصص مدیریت منابع‌انسانی بوده‌اند – پیاده‌سازی نظام مدیریت عملکرد در سازمان خود را اثربخش توصیف کردند. انتشار این نتایج، برای آن دسته از افرادی که به شکل مستمر با مشکلات سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود روبه‌رو بودند، گیج‌کننده بود، اما تحلیل انجام‌شده بر روی نتایج، به درک ابعادی از چگونگی ایجاد و نگه‌داری اثر بخش نظام مدیریت عملکرد کمک کرد. علاوه بر این، با مطالعاتی که سیبسون در یک دوره زمانی سه ساله (2003 تا 2005) بر روی بازگشت سرمایه سهامداران شرکتهایی که در این مطالعه مشارکت کرده‌اند انجام داده، دریافت که آن دسته از شرکتهایی که بر روی نظام مدیریت عملکرد بهتر کارکرده اند، نسبت به سایر شرکتهایی که روی این نظام کمتر کارکرده‌اند، عملکرد بهتری دارند.
به‌گونه مشخص، 64 درصد شرکتهایی که از عملکرد بالایی برخوردارند، از سیستم مدیریت عملکرد بهره می‌برند که در مقایسه با 38 درصدی که عملکرد پایینی دارند، بیان کننده مؤثر بودن سیستم مدیریت عملکرد است.
مطالعه مدیریت عملکرد و نتایج کسب شده از آزمایش سیبسون، این‌گونه است که: پیاده‌سازی موفق و اثربخش مدیریت عملکرد از راه تمرکز متوازن بر سه گونه: حمایت رهبران، طراحی برنامه و اجرا توسط مدیران امکان‌پذیر خواهد بود.
در هر گونه، گامهایی وجود دارند که می‌توانند به طور مشخص به بهبود اثربخشی نظام مدیریت عملکرد منجر شوند.
1. حمایت رهبری
مدیریت عملکرد، در صورتی که در سایه حمایت رهبری سازمان به اجرا درآید، می‌تواند در تحقق نتایج سازمانی مفید واقع شود.
حتی یک سیستم معمولی، اگر با حمایت مدیریت اجرا شود، می‌تواند به‌خوبی عمل کند.
اغلب سازمانهایی که دارای سیستم مدیریت عملکرد اثر بخش هستند، در برابر سازمانهایی که اثربخشی سیستم مدیریت عملکرد در آنها پایین‌تر ارزیابی شده است، این‌گونه نظر داده اند که: به خوبی از حمایت مدیریت ارشد و یک مدافع بهره‌مندشده‌‌اند.
1-1. عملکرد رهبران در شرکتهایی با عملکرد بالا:
_ انتظارات خود را از نظام مدیریت عملکرد مشخص کرده، بین عملکرد خوب وبد، تفاوت قائل می شوند.
_ ممیزی‌های لازم را برای اطمینان‌یابی از اینکه نظام مدیریت عملکرد به عملکرد کلی شرکت گره خورده است، انجام می‌دهند.
_ به‌عنوان یک الگو برای مدیریت عملکرد اثر بخش، عمل می‌کنند.
_ مدیریت عملکرد را به هدفهای کسب و کار و تصمیم گیری درباره افراد مرتبط می‌سازند.
کاراترین سازمانها آنهایی هستند که مدافعانی (CHAMPION) در سطح رهبری صف دارند . هنگامی که رهبران صف از سیستم پشتیبانی می کنند، درصد بسیار بالایی از مدیران، ارزیابی خود را در زمان مقرر انجام داده و بازخوردهای عملکردی را ارایه می‌دهند و این خود سیستمی را ایجاد می‌کند که برای کارکنان ارزش بیشتری دارد.
علاوه بر آن، ارتباط میان مدیریت عملکرد و دستیابی به هدفهای استراتژیک به‌روشنی قابل تشخیص است.
مدافعانی که در سطح رهبری صف هستند، به‌طور مشخص همسویی میان هدفها را در تمام سطوح سازمانی به‌شکل جامع‌تری نسبت به مدیران ستادی ایجاد می‌کنند (نمودار شماره 1).
و علاوه بر این، اغلب پاسخ‌دهندگان وجود این رهبران پشتیبان را در ایجاد اعتماد به فرایند در میان کارکنان بسیار موثر دانسته‌اند.
برخی از رهبران این مطلب را درک کرده، به طورموثرمدافع مدیریت عملکرد هستند و برخی دیگر نیاز به کمک دارند. سازمانها می توانند با طی کردن این مراحل، به رهبران خود در این زمینه آموزش دهند.
_ روشن ساختن این مطلب که چگونه مدیریت عملکرد در فرآیندهای کلان مدیریت کسب و کار و به ویژه تعیین هدفهای بودجه‌بندی و پاسخگویی در برابر آنها جای می گیرد.
_ کمک به مدیران در تعیین انتظارات از مدیریت عملکرد، همسوسازی هدفها، تفاوت قائل‌شدن بین عملکرد خوب وبد و انجام حمایتهای لازم برای توسعه کارکنان.
_ کمک به رهبران برای مدیریت کردن
عملکردگزارشهای مستقیم خود، با این روش، سایر مدیران در سازمان نیز این کار را انجام خواهند داد.
2. طراحی برنامه
اگرچه بسیاری از شرکتها بیش از اینکه بر روی رهبری و اجرای مدیریت عملکرد زمان بگذارند، سعی در طراحی رویکرد سیستم مدیریت عملکرد خود دارند، اما ابعادی در این طراحی وجود دارد که از اهمیت بسیاری برخوردار است.
سازمانهایی که دارای سیستم مدیریت عملکرد اثر بخشی هستند این‌گونه اظهار داشته‌اند که: سیستم مدیریت عملکرد آنان ارتباط روشنی با نظام‌های جبران خدمت و پاداش دارد و ایجاد این ارتباط باعث جدی گرفتن سیستم توسط کارکنان شده است.
پاسخ‌دهندگان از شرکتهایی با مدیریت عملکرد اثربخش، نسبت به سایر شرکتها به وجود ارتباط قوی‌تری میان هدفهای عملکردی واحدها و سازمان اشاره کرده‌اند.
برای اینکه سیستم اثربخش باشد، لازم است که ساده و قابل دستیابی طراحی شود. علاوه بر این کارکنان نیاز دارند که مدیریت عملکرد را به‌عنوان یک فرآیند که به‌شکل دوره های سالانه اجرا می‌شود بشناسند.
اگر چه به نظر نمی‌رسد که برخی استانداردهای ثابت برنامه‌های مدیریت عملکرد، مانند: تغییر تعداد رتبه‌ها، یا اصلاح فرم‌های ارزیابی، تغییر مهمی ایجاد کنند، گامهای زیر در این راستا اثربخش هستند:
_ تعیین هدفهای کمی (عینی) با مسئولیت‌های تعریف‌شده، شایستگی‌های رفتاری مشخص، سنجه‌های قابل کمی شدن، به منظورتمرکز پرسنل بر روی آنچه باید.
_ ایجاد ابزارهای مناسب که به‌سادگی قابل دستیابی و استفاده باشند.
_ به‌کار بردن یک مقیاس رتبه‌بندی و دسته‌بندی به کمک آن.
نتیجه گیری: تمرکز بر روی عوامل ایجاد کننده تمایز
به طور خلاصه، یک سازمان، نیاز به اطمینان از طراحی بی‌عیب و نقص سیستم مدیریت عملکرد خود دارد. بنابراین لازم است که برنامه اجرا را با دقت انجام داده، هدفهای فردی و سازمانی را همراستا کرده، رتبه بندی را نیز ممیزی کند.
سازمانها باید رهبران خود را به‌عنوان حامیان این فرایند، به مشارکت طلبیده و آنها را در ایجاد فرهنگ باز در راستای دادن بازخورد وارزیابی های توام با فکر وملاحظه تشویق کنند.
و درنهایت اینکه، سازمانها باید اطمینان حاصل کنند که مدیران از شهامت وآموزشهای لازم برای به اجرا در آوردن مدیریت عملکرد برخوردارند.
مدیریت عملکرد، باید به‌عنــوان روش اصلی ســـازمانها برای مدیـریت عملکرد افراد شناخته شـــود، نه فقط به‌عنوان ابزاری که نیروی انسانی به آن نیاز دارد.