مفاهیم و راهبردهای توانمند سازی کارکنان

ناهید نادری

دکتر سعید رجایی پور

عبدالرسول جمشیدیان

چکیده
توانمندسازی کارکنان یک ابزار ضروری مدیریتی است که می توان درجهت هدایت منابع انسانی به منظور افزایش بهره‌وری مورد استفاده قرار داد . هدف از این مقاله بررسی مفهوم و سیر تکاملی مفهوم سازی توانمند سازی و ارائه استراتژی های گوناگون در این زمینه است.

مقدمه
تاریخچه اولین تعریف اصطلاح توانمند سازی به سال 1788 برمی گردد که در آن توانمندسازی را به عنوان تفویض اختیار در نقش سازمانی خود می دانستند که این اختیار بایستی به فرد اعطا یا در نقش سازمانی او دیده شود . این توانمند سازی به معنی اشتیاق فرد برای پذیرش مسئولیت واژه‌ای بود که برای اولین بار به طور رسمی به معنی پاسخگویی تفسیر شد‌. گرو( 1971 ) به تعاریف رایج فرهنگ لغت از توانمندسازی اشاره می کند که شامل تفویض قدرت قانونی‌، تفویض اختیار کردن ، مأموریت دادن و قدرت بخشی است.در سال 1990 گاندز توانمندسازی را با واگذاری اتخاذ تصمیم به کارکنان مفهوم سازی کرد، اما زایمرمن (‌1990 ) به سهل و ممتنع بودن ارائه تعریفی از آن اشاره می کند و معتقد است زمانی ارائه تعریفی از توانمندسازی آسان است که آن را بدون در نظر گرفتن واژه‌هایی مانند "درماندگی " ، " بی قدرتی " و " بیگانگی " بخواهیم مورد توجه قرار دهیم و هرگاه آن را با توجه به افراد گوناگون بخواهیم تعریف کنیم بسیار مشکل است .

ادبیات توانمندسازی تاکنون دگرگونیهای زیادی به خود دیده است تا اینکه بالاخره لی ( 2001 ) توانمند سازی را زمینه ای برای افزایش دیالوگ‌ها ، تفکر انتقادی ، فعالیت درگروههای کوچک می‌داند و اشاره می کند که اجازه دادن به فعالیتهایی جهت حرکت به فراسوی تسهیم‌، تقسیم و پالایش تجربیات ، تفکر‌، دیدن و گفتگوها ، از اجزای اصلی توانمندسازی هستند.

 فرایند توانمندسازی

از نظر فوکس ( 1998 ) "توانمندسازی کارکنان یک فرایند است و از طریق آن یک فرهنگ توانمند سازی توسعه می‌یابد که در آن آرمانها ، اهداف ، مرزهای تصمیم‌گیری و نتایج تأثیرات و تلاشهای آنان در کل سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود . در چنین فرهنگی منابع و رقابت برای کسب منابع مورد نیاز جهت اثربخشی فعالیتهایشان فراهم و حمایت می‌شود. بلانچارد فرایند توانمندسازی را در سه مرحله خلاصه کرده است :

1 - تسهیم اطلاعات : که به کارکنان اجازه می دهد موقعیتهای سازمان خود را بشناسند و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند . تسهیم اطلاعات با اعتمادسازی در سازمان ، شکستن تفکر سلسله مراتبی سنتی آغاز می شود و در نتیجه موجب افزایش احساس مسئولیت پذیری کارکنان می شود.

-2 خود مختاری و استقلال کاری در سرتاسر حد و مرزهای سازمان : حد و مرزهای سازمان از طریق مقصد ( چرا کار می کنید ) ، ارزشها ( چه چیز راهنمای عمل شماست ) ، تصورات ( تصور شما از آینده چیست ) ، اهداف ( چه چیز‌، چه وقت ، کجا ، چطور و چرا انجام می‌دهید‌)‌،نقشها (شما که هستید ) و سیستم و ساختار سازمانی ( کاری که شما انجام می‌‌دهید چطور مورد حمایت قرار می‌گیرد‌) مشخص می‌شود.

-3 جایگزین کردن تیم های خود گردان به جای سلسه مراتبها : هرگاه گروهی از کارکنان با مسئولیتهای ویژه برای فرایند کار و تولید انتخاب می‌شوند، از شروع تا پایان کار برنامه ریزی و اجرا می کنند، همه چیز را مدیریت می‌کنند و مسئولیت را به صورت مساوی و عادلانه تقسیم می کنند . مزیت تیم های خودگردان در فراهم کردن رضایت شغلی‌، تغییر نگرش ، تعهد کاری ، برقراری ارتباط بهتر میان کارکنان و مدیران‌، اثربخشی بیشتر فرایندهای تصمیم‌گیری ، بهبود و پیشرفت عملیات‌، کاهش هزینه‌ها و بهره وری سازمان خلاصه می‌شود.

 استراتژی های توانمند سازی

وظیفه رهبران سازمان فراهم ساختن تسهیلاتی جهت پیاده سازی استراتژی توانمند سازی است . این استراتژی ها به طور مستقیم یا غیرمستقیم موجب تغییر نگرش و رفتار کارکنان می شوند و زمینه را برای تـربیت نیروی متخصص و توانمند مهیا می سازند . با توجه به هدف و فلسفه وجودی سازمانها، ویژگیهای سازمان و کارکنان و نقشهای آنان می‌توان به پیاده‌سازی انواع استراتژی ها پرداخت‌.

چادیهاو همکاران ( 2004 ) به سه استراتژی مهم در توانمندسازی کارکنان اشاره می کند.

 استراتژی 1- افزایش آگاهی جمعی از طریق داستانگویی:

هرگاه کارکنان مسئولیت حل مشکلات خود را بر عهده گیرند، مستعد تلاش در جهت بهبود زندگی فردی و سازمانی خود هستند. رویکرد داستانگویی به عنوان عامل ضروری توانمند سازی موجب تقویت تلاشهای مبتنی بر همکاری می‌شود.

راپاپورت (‌1995‌) بحث می‌کند که "وقتی افراد قصه همکاری خود را کشف و یا خلق می کنند و یا انعـکاس می دهند در حقیقت داستان زنـــدگی خودشان را در سازمان به شیوه های مثبت بیان می‌کنند‌". پذیرش شرح کارکنان از مشکلات و شناسایی تواناییهایشان از عناصر مهم رویکرد توانمند‌سازی در عمــل است . کارکنان از طـــریق مشارکت در گروههای کوچک به شرح داستان فردی خود در رابطه با وظایفشان و یا تجربیاتشان که در هر ماه برای آنها اتفاق افتاده است می‌پـــردازند و از این طریق درباره مسائل و مشـــکلات خودشان به تفکر و گفتگو می پردازند .

 استراتژی 2-آموزش مهارتهای حل مسئله:

کارکنان لازم است که ظرفیت مهارتهای حل مسئله را در خود افزایش دهند . مهارتهای حل مسئله می تواند به توانمند سازی کارکنان در سطح فردی ، بین فردی و گروهی به عنوان یک گام ضروری در ایجاد تغییر موقعیت نامطلوب منجر شود.

در این استراتژی باید به کارکنان اجازه داد که مشکلات خود را بر اساس محتوای داستانهایی که در یک محیط همکارانه شکل می گیرد، شناسایی و حل کنند . در این صورت گروه ابتدا اهداف حل مسئله را خلاصه بندی می کند . این اهداف شامل : شناسایی مشکل ، انتخاب یکی از مشکلات مهم ، انتخاب هدف برای حل مسئله و یا مشکل بزرگتر ، تفکر خلاق در جهت حل مسئله و تحقق اهداف و شناسایی منابع به منظور کمک به تحقق هدف است.

 استراتژی 3- آموزشهای مهارتهای پشتیبانی و تجهیز منابع:

از طریق حمایتهای صورت گرفته و تجهیز منابع ، کارکنان، از ایجاد ساختار اجتماعی بزرگ در قالب گروههای توانمند شده مطمئن هستند. آمیدی (‌1992‌) انواع حمایتها را در سه مورد خلاصه کرده است:

- حمایت فرد از خود؛

- حمایت مدیر از فرد؛

- حمایت قانون از فرد؛

سازمان می تواند از طریق نوشتن‌، صحبت کردن و یا سخنرانی یک قانونگذار و یا فرد سیاسی حمایت جمعی را در سازمان اشاعه دهد . در صورتی که کارکنان بدانند که منابع برای پیشرفت فردی آنها در سازمان مهیاست و حمایتهای لازم در این مسیر نیز وجود دارد ، توانمند سازی با سرعت و شتاب بالایی انجام می پذیرد .

 اقدامات عملی برای توانمند کردن کارکنان

 -1 نشان دادن تعهد رهبراز طریق :

- تفکر استراتژیک در مورد حوزه هایی که نوآوری در آنها موجب بهبود یافتن فعالیتها می شود .

- سازماندهی مجدد و منسجم کردن عملیات و افزایش هماهنگی فعالیتها.

- ایجاد یک جواعتماد و برقراری ارتباطات صادقانه .

- هدفمند بودن سرمایه گذاریها و فراهم سازی مشوقها برای تسهیل تغییرات .

- مشارکت در فعالیتها جهت محک زدن موفقیتهای سازمان.

- مورد استفاده قرار دادن یک سیستم بازخورد عملکرد با گردش 360 درجه.

 -2 مورد توجه قرار دادن منافع کارکنان از طریق :

- اعتمادسازی در یک محیط مبتنی بر همکاری .

- مشارکت دادن کارکنان در اتخاذ تصمیمات، قبل از اخذ تصمیم نهایی .

 -3 آموزش کارکنان جهت افزایش دانش ، مهارت و تواناییهای آنان از طریق :

- ارائه ترکیبی از آموزشهای رسمی و ضمن خدمت برای کارکنان .

 آموزش شیوه های جدید فعالیت در تیم و تیم سازی .

- توجه به سرمایه گذاری در زمینه آموزش در هر برهه از زمان.

 -4 به کارگیری تیم های کیفی از طریق :

- ایجاد تیمی از کارکنان که فعالیتهای چندگانه را در سطوح مختلف بر عهده بگیرند. (اعضای تیم لازم است از سطوح مختلف سازمانی باشند.)

-واگذاری مسئولیتها به تیم و اعضای آن‌.

 -5 مشارکت کارکنان در برنامه ریزی و تسهیم اطلاعات عملکردی از طریق:

- ایجاد مکانیسمی برای مشارکت کارکنان در فرایند برنامه ریزی.
- در اختیار قرار دادن اطلاعات عملکردی در سرتاسر سازمان از طریق شیوه های مختلف مانند چارت ، نمودار ، خبرنامه‌.

- قرار دادن اطلاعات عملکردی از طریق تشکیل جلسات .

- نظر سنجی از کارکنان در مورد مسیرهای تغییر در سازمان .

 6 - تفویض اختیار از طریق :

- حذف بخشی از رده های نظارتی .

- فراهم سازی زمان بیشتر برای مدیران جهت تمرکز بر مشکلات و موضوعات و خطی مشی های سازمانی.

- ایجاد یک موقعیت جدید جهت اعمال اقتدار و اختیار مناسب و شایسته برای کارکنان .بنابراین در توانمند سازی هدف اصلی منابع انسانی هستند و برای اینکه افراد سازمانی در انجام این فرایند همکاری داشته باشند، لازم است در ابتدا با مفاهیم آن آشنا شوند و سپس با شرکت در پیاده سازی استراتژی‌ها به بهره وری سازمان کمک کنند. آشنایی با اهداف توانمند سازی بهترین شیوه مفهوم سازی آن در میان کارکنان است که موجب ایجاد انگیزه جهت اجرا و انجام آن می‌شود‌.‌

  منابع  :

 1- Grove , P.B.(ed) , (1971) . Webster s Third New International Dictionary of
the English Language unabridged . Springfield , MA ,G&C Merriam p.744 2 - Zimmerman, M.A.(1990). Taking aim on empowerment research: on the distinction between individual and psychological conceptions. American journal of Community psychology, 18p.169.
3 - Fox,john.(1998). Employee Empowerment an Apprenticeship Model.
( http://members:tripod.com/j-fox/thesis.htm)
4- Lee,J.A.(2001).the empowerment approach to social work practice : Building the beloved community (2 ended). New York : Columbia University press.
5 - Chadiha Letha .A& et al (2004) .Empowering African American Women Informal Caregivers : A Literature synthesis and practice strategies . Social work.
New York vol.49,155.1.P:97 .
6 - Rappaport .J.(1995) .Empowerment meets narrative : Listening to stories and Creating settings . American journal of Community psychology of Community psychology ,23p.795