تغییر زندگی را جذاب می کند، تفکر را ضروری می سازد و درواقع پایه و اساس زندگی است. بنابراین، تغییر، ما را به چالش فرا می خواند و به ما می آموزد که چگونه دنیای خود را مدیریت کنیم. اما تغییر با سازمانها چه می کند؟ تغییر سازمانها را به پویایی وادار می کند و غفلت از تغییر، ورطه نابودی سازمانها را فراهم می سازد. جهان امروز جهان تغییرات است و تغییر، تصمیم گیری را دشوار می سازد. به همان اندازه که تغییر برای سازمانها ایجاد مشکل می کند به همان اندازه هم فرصتهایی را برای سازمانها به وجود می آورد که چگونگی برخورد با تغییر، ارتباط مستقیمی با چگونگی تصمیم گیری دارد.
حال که شرایط این اندازه متغیر است چگونه مدیران تصمیمهای مناسب اتخاذ کنند؟ از آنجایی که عنصر اصلی تصمیم گیری، اطلاعات است بنابراین، با ایجاد یک سیستم که بتواند اطلاعات را در اختیار مدیران قرار دهد، می توان گام مهمی در بهبود تصمیم گیری مدیران برداشت.
اطلاعــــــاتی که دراختیار مدیران قرار می گیرند با سه مشکل اساسی روبرو هستند:
اطلاعات ناقص و ناکافی؛
به موقع نبودن اطلاعات ارائه شده؛
اطلاعات بیش از اندازه.
برای حل مورد اول باید سیستم اطلاعاتی (INFORMATION SYSTEM=IS) طوری طراحی شود تا بتواند فاکتورهای بیشتری از درون و بیرون سازمان درنظر بگیرد.
درباره مورد دوم که عنصر مورد تاکید درواقع سرعت ارائه اطلاعات لازم برای مدیـــران است که در شرایط امروز اهمیت فوق العاده پیدا کرده است. چرا که لحظه ای تأخیر در اتخاذ یک تصمیم مناسب ممکن است فرصتی بزرگ را از دست بدهد و برای این مورد باید سیستم پشتیبانی تصمیم گیری طوری طراحی شود تا بتواند اطلاعات موردنیاز را در زمان مناسب در اختیار مدیران قرار دهد. چه بسا که در بسیاری از سازمانها زمانی اطلاعات لازم در اختیار مدیران قرار می گیرد که دیگر فرصت از دست رفته است.
اما مورد سوم متوجه اطلاعات بیش از اندازه است زیرا به همان اندازه که کمبود اطلاعات مشکل آفرین است اطلاعات بیش از اندازه هم باعث سردرگمی مدیران می شود و باعث می شود که مدیران نتوانند در زمان مناسب، تصمیم مناسب اتخاذ کنند. باتوجه به مسائل یادشده می تـــوان گفت برای اینکه مدیران بتوانند تصمیم منــاسب و ناقص، نبود یک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS) وسیستم های گزارش دهی مدیریت (MRS) که ازقابلیت انعطاف پایینی برخوردارند، باعث می شوند که در استفاده از تکنولوژی اطلاعات بسیار ناکارآمد عمل کنیم.
برای حل این مشکلات راه حلهای زیر پیشنهاد می گردد:
طراحی سیستم اطلاعات لازم (IS) مناسب که قابل انعطاف باشد و بتواند فاکتورهای داخلی و خارجی سازمان و به طور قابل توجه درنظر بگیرد و فاکتورهای سیستم های هـــوشمند را درحد امکـــان در خود داشته باشد تـــا بتواند باتوجه به تغییرات محیط به روز عمل کند؛
طراحی سیستم اطلاعات که قابلیت ارائه اطلاعات در تمام بخشهای سازمان به صورت کلی و جزئی، داشته باشد؛
طراحی سیستم های گزارش دهی که این سیستم ها بتوانند گزارشها متنوعی به مدیران بدهند که این نکته از اهمیت فراوانی برخوردار است و فراهم کردن چنین سیستمی دست مدیران را در گرفتن گزارشات کلی و جزیی باز نگه می دارد؛
استفاده از سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری و در شرایط پیچیده تر می توان از سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی (GDSS) هم استفاده کرد.
مسائل بیان شده به عنوان راه حلهای کلی ارائه شدند که باتوجه به اندازه سازمان، مأموریت سازمان، اهداف استراتژیک سازمان و با درنظر گرفتن متغیرهای استاتیک و دینامیک حاکم بر سازمان، سیستم های بیان شده را به صورت خاص نیز پیاده سازی کرد. آنچه مطرح گردید لازمه مدیریت در قرن 21 است و یقیناً راهگشای خوبی برای مدیران در عرصه جهانی خواهدبود.
منابع
1 - DECISION SUPPORT SYSTEMS AND INTELLIGENT SYSTEMS, EFRAIM TURBAN AND JAY E. ARONSON, 6TH EDITION COPYRIGHT 2001, PRENTICE HALL, UPPER SADDLE RIVER, NJ.
2 - LEWIN, R.(1999): COMPLEXITY: LIFE AT THE EDGE OF CHAOS. CHICAGO: THE UNIVERSITY OF CHICAGO PRESS, 2ND EDITION.
3 - MORRISON, F. (1991): THE ART OF MODELING DYNAMIC SYSTEMS. NEW YORK: WILEY.
4 - STRUCTURE OF MANAGMENT INFORMATION SYSTEMS JERRY FJERMESTAD COPYRIGHT 1998-1999.